Księga przychodów i rozchodów czyli książka podatkowa to rodzaj ewidencji przedstawiającej osiągane przychody i ponoszone koszty. Zapisujesz w niej dokonaną sprzedaż, a także koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, które są związane z prowadzoną działalnością. Ewidencja jest podstawą określenia zobowiązań podatkowych z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. Służy w pierwszej kolejności do prawidłowego rozliczania się z Urzędem Skarbowym, zarówno w poszczególnych okresach, jak i na koniec roku.
To na podstawie zapisów dokonanych w Księdze przychodów i rozchodów wylicza się wielkość należnego podatku dochodowego za cały rok. Obowiązek prowadzenia podatkowej wynika z ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Na temat KPiR możesz przeczytać więcej w moim wpisie – „KPiR Księga Przychodów i Rozchodów w biznesie”
Księga Przychodów i Rozchodów Chorzów – Wprowadzenie
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to pierwsze narzędzie z którym spotka się przedsiębiorca, który ma zamiar prowadzić małą firmę i chciałby efektywnie zarządzać swoimi finansami. KPiR jest formą uproszczonej księgowości. Pozwala ona na precyzyjne monitorowanie i kontrolę zarówno przychodów, jak i wydatków firmy. W skrócie jest to zestawienie przychodowo-rozchodowe. Prowadzenie KPiR to jedno z podstawowych zadań każdego biura księgowego, w tym Biura Rachunkowego Chorzów E-podatkowo.
Czym jest Księga Przychodów i Rozchodów?
KPiR to dokument (regulowanie prawnie przez rozporządzenie (click) Ministra Finansów) , który umożliwia przedsiębiorcom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne, spółki jawne oraz spółki partnerskie na skrupulatne zapisanie wszystkich zdarzeń gospodarczych, które mają miejsce w ich firmie. Znajdują się w nim informacje na temat przychodów i kosztów, które są niezbędne do wyliczenia wysokości podatku dochodowego.
Dlaczego KPiR jest ważna dla Twojego biznesu?
Prowadzenie KPiR pozwala właścicielom firm na bieżąco monitorować kondycję finansową działalności oraz podejmować świadome i trafne decyzje biznesowe. Dzięki niej można na przykład ocenić, czy planowane inwestycje są opłacalne czy też zidentyfikować źródła potencjalnych strat.
Jak wygląda KPiR?
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów składa się z szeregu kolumn, w których zapisywane są różne informacje dotyczące działalności gospodarczej. Są to między innymi: numer porządkowy zapisu, data poniesienia wydatku lub uzyskania przychodu, informacje o kontrahencie, rodzaj poniesionego kosztu lub wydatku, wartość zakupionych towarów i usług, wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom i wiele innych. Szczegółowe informacje na temat rozmieszczenia kolumn i w sprawie KPiR możesz uzyskać kontaktując się z E-Podatkowo Biuro Rachunkowe Chorzów
Jak prowadzić KPiR?
Prowadzenie KPiR wymaga systematyczności i dokładności. Każde zdarzenie gospodarcze powinno być zapisane w sposób jasny i przejrzysty. Ważne jest, aby zapisy były dokonywane na bieżąco, co pozwala na utrzymanie aktualnej i rzetelnej informacji o stanie finansowym firmy. W praktyce KPiR uzupełnia się szczegółowo raz w tygodniu lub co częściej spotykane – raz w miesiącu na podstawie faktur wystawionych i kosztowych (zakupowych)
Zasady prowadzenia KPiR
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów powinna być prowadzona w sposób rzetelny i zgodny z przepisami prawa. Według ustawy powinna zawierać informacje o wszystkich zdarzeniach gospodarczych, które miały miejsce w firmie, a każde z nich powinno być poparte odpowiednim dowodem księgowym (zakupem, paragonem, fakturą, umową). Co istotne wszystkie zapisy powinny być dokonywane w języku polskim, a kwoty wpisywane w walucie polskiej.
Jakie dokumenty powinny towarzyszyć KPiR?
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów to nie jedyny dokument, który powinien znajdować się w archiwum firmy. Przedsiębiorca powinien prowadzić również ewidencję sprzedaży, ewidencję środków trwałych oraz ewidencję kupna-sprzedaży wartości dewizowych.
Jak założyć KPiR?
KPiR powinna zostać założona na początku roku obrotowego lub w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. Nie ma już obowiązku informowania naczelnika urzędu skarbowego o założeniu KPiR. Jeśli decydujemy się na prowadzenie KPiR na początku istnienia działalności, zgłaszamy to wraz ze zgłoszeniem powstania firmy do Urzędu Skarbowego pod który podlega dana firma. W założeniu KPiR pomoże pomóc Ci biuro rachunkowe Chorzów – E-Podatkowo.
KPiR w formie elektronicznej
KPiR może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wersja elektroniczna jest często preferowana ze względu na wygodę i oszczędność czasu. W przypadku księgi prowadzonej w formie elektronicznej, istotne jest zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń, które chronią dane przed dostępem osób niepowołanych np.. Takich jak przesyłanie danych za pomocą klucza szyfrowanego SSL.
Najważniejsze zasady prowadzenia KPiR
Prowadzenie KPiR wymaga przestrzegania pewnych zasad. Na przykład, przychody i koszty powinny być ujmowane w księdze w momencie ich uzyskania lub poniesienia. W idealnym świecie powinno więc się je uzupełniać w dniu zdarzenia gospodarczego. Oprócz tego, że ewidencję należy prowadzić w walucie polskiej to ponadto, zapisy powinny być dokonywane w porządku chronologicznym.
KPiR a dokumentacja księgowa
KPiR jest częścią dokumentacji księgowej firmy. Oprócz niej, przedsiębiorca powinien prowadzić także ewidencję sprzedaży, ewidencję środków trwałych oraz ewidencję kupna-sprzedaży wartości dewizowych. Wszystkie te dokumenty są niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego.
Jak przechowywać KPiR?
Rzadko kiedy ewidencję przechowujemy w postaci papierowej ale jeżeli taka ma miejsce to KPiR powinna być przechowywana w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba firmy. Księga powinna być przechowywana w sposób bezpieczny i chroniony przed dostępem osób nieupoważnionych a także zabezpieczone pod wpływem ciepła i wilgoci. W przypadku prowadzenia księgi w formie elektronicznej, ważne jest zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń danych (Patrz akapit KPiR w formie elektronicznej)
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów jest niezbędnym narzędziem dla każdego małego przedsiębiorcy. Pozwala na kontrolę finansów firmy, a także umożliwia prawidłowe rozliczenie podatku dochodowego. Prowadzenie KPiR to jedno z podstawowych zadań, które powinno być realizowane przez każde biuro rachunkowe. Jeżeli potrzebujesz wsparcia to z chęcią udzieli Ci go Biuro rachunkowe Chorzów E-Podatkowo.
Biuro Rachunkowe Chorzów – Księga Przychodów i Rozchodów