Wiosenna 8, Chorzów 41-500
biuro@e-podatkowo.pl
+48 501 589 335
ksef od kiedy

Przez lata faktury papierowe były standardem w obrocie gospodarczym. Czas biegnie jednak do przodu, a procesy biznesowe ulegają coraz cyfryzacji. W odpowiedzi na te zmiany Ministerstwo Finansów wprowadziło Krajowy System e-Faktur (KSeF), który ma na celu zautomatyzowanie i usprawnienie procesu fakturowania.

Ale kiedy e-faktury stają się obowiązkowe? Sprawdzam to w poniższym artykule

Czym jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to innowacyjne rozwiązanie informatyczne wprowadzone przez Ministerstwo Finansów. Jest to narzędzie umożliwiające generowanie, udostępnianie oraz odbieranie tzw. faktur ustrukturyzowanych, które są zapisane w formacie XML (XML ang. Extensible Markup Language, rozszerzalny język znaczników – uniwersalny język znaczników przeznaczony do reprezentowania różnych danych w strukturalizowany sposób źródło: wikipedia)

KSeF ma na celu centralizację procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym i skierowanie ich do jednego centralnego miejsca. Ma to usprawnić zarządzanie fakturami w ogóle. Systemy fakturowania i księgowości będą połączone z KSeF, co umożliwi przesyłanie faktur sprzedaży przez system bezpośrednio do ministerstwa. KSeF umożliwia również odbieranie faktur przez systemy księgowe, które już przeszły przez weryfikację KSeF.

Kiedy e-faktury stają się obowiązkowe?

Ważnym pytaniem, które zadają sobie przedsiębiorcy, jest „Od kiedy e-faktury będą obowiązkowe?”. Ministerstwo Finansów proponuje stopniowe wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF.

Od stycznia 2022 roku do końca czerwca 2024 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. Jednak od 1 lipca 2024 roku KSeF staje się obowiązkowy dla czynnych podatników VAT. Dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy) w zakresie wystawiania faktur, korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe od 1 stycznia 2025 roku.

Tabela: Kiedy obowiązkowy KSeF?

Termin wejścia w życie obowiązkowego KSeFJaki podmiot ma obowiązek korzystania z KSeF?
1 lipca 2024 rokudla czynnych podatników VAT
1 stycznia 2025 rokudla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy) w zakresie wystawiania faktur

Jak działa Krajowy System E-faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. System KSeF sprawdza, czy dokument jest zgodny ze standardem (właściwy schemat XML faktury) i nadaje mu unikalny numer. O formacie XML napisałam wyżej.

Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), a odbiorca faktury uzyskuje dostęp do niej poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie określonych danych dotyczących faktury (tzw. dostęp anonimowy).

Faktura ustrukturyzowana – co to jest?

Faktura ustrukturyzowana to dokument zapisany w formacie XML, który jest zgodny z określoną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych strukturą logiczną. Oznacza to, że każda faktura wystawiana w formacie przygotowanym przez KSeF będzie miała ujęte w sobie takie same dane.

To technicznie daje możliwość odczytania danych z takiej faktury przez systemy informatyczne bez wystąpienia błędów. Usprawni to proces rozliczania, a księgowy czy przedsiębiorca będą mogli skupić się na merytorycznym aspekcie, a nie na problemach z błędnym odczytaniem przez OCR numerów faktury. OCR to systemy do automatycznego odczytu danych z faktury.

Obowiązkowy KSeF – dla kogo?

Obowiązkowy KSeF dotyczy przede wszystkim podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, które są czynnymi podatnikami VAT. Od 1 lipca 2024 roku będą oni musieli korzystać z tego systemu do wystawiania faktur.

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązek ten rozszerzy się również na podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT. Warto jednak zauważyć, że z KSeF zostaną wyłączone m.in. faktury konsumenckie (tzw. B2C), bilety, które uznawane są za faktury, w tym paragony na autostradach płatnych oraz faktury wystawiane w ramach OSS i IOSS.

Korzyści z wykorzystywania Krajowego systemu E-Faktur

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą wiele korzyści dla przedsiębiorców, wśród których warto wymienić:

  • zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – tę odpowiedzialność przejmuje Krajowy system E-Faktur;
  • zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu;
  • skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni;
  • bezpieczeństwo interpretacyjne – jednolity format faktury elektronicznej taki sam dla wszystkich;
  • większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania oznaczająca skrócenie czasu na formalności przy rozliczeniach oraz zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur;
  • możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej.

Czy w związku z wejściem rozporządzenia faktury papierowe znikną z obrotu?

Mimo, że cyfryzacja z roku na rok jest na coraz wyższym poziomie, także w obrocie gospodarczym, to póki co – według zapowiedzi ministerstwa – ustrukturyzowane faktury będą tylko jedną z opcji do wyboru. Faktury papierowe nie znikną zatem, choć z czasem będzie ich coraz mniej.

Faktury papierowe (ale też część ich elektronicznych odpowiedników niespełniających wymogów MF) wygasłyby definitywnie, gdyby Krajowy System e-Faktur się przyjął w pełni jako obligatoryjny dla wszystkich.

Od kiedy przedsiębiorcy są zobowiązani?

Reasumując Krajowy System e-Faktur to zmiana, która może czekać polskich przedsiębiorców. Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ale od lipca 2024 roku e-faktury mają być obowiązkowe dla czynnych podatników VAT, a od stycznia 2025 roku dla podmiotów zwolnionych z VAT.

Wdrożenie KSeF niesie ze sobą wiele korzyści, takich jak automatyzacja procesów fakturowania, księgowania, skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku, czy zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji.

Warto jak najszybciej przygotować swoją firmę do korzystania z tego systemu więc po więcej szczegółów zapraszam do Biuro Rachunkowe Chorzów E-Podatkow.